La posta elettronica non è uno strumento superato ma è necessario utilizzarlo per aumentare il traffico di un sito. Tramite le email si possono comunicare informazioni importanti, come sconti, novità e inviti a visitare il sito web.

Le email devono essere scritte con un linguaggio accattivante e chiaro con immagini comunicative che lasciano capire subito di cosa si sta parlando.

La prima cosa da fare è utilizzare gli indirizzi di posta elettronica per formulare una mailing list di clienti fidati che saranno ben propensi a tornare sul sito web per fare acquisti e non si sentiranno abbandonati ricevendo le tue email. Sono loro i primi a cui comunicare le offerte e il lancio di nuovi prodotti.

All'interno della email bisogna sempre includere il link per entrare direttamente sul sito web, il nome di chi scrive e i recapiti aziendali.

L’ultima tendenza è quella di segmentare gli indirizzi di posta elettronica. Cosa significa? Essenzialmente è un procedimento che permette di dividere in categorie i clienti con interessi comuni e indirizzare loro delle email più personali, per suscitare maggiore interesse. Quindi bisogna capire il topic chiave per ogni categoria. È un’attività che richiede tempo e impegno ma porta ad un notevole incremento delle vendite online. L’ultimo punto da conoscere per una corretta pubblicità tramite la posta elettronica è la Newsletter.

A volte si è portati a pensare che le persone siano infastidite da queste email. La verità è che se un cliente decide di iscriversi alla newsletter della tua azienda lo fa perché è interessato a conoscere per primo le novità che ci sono...siano esse sconti, nuovi prodotti ma anche i tuoi interessanti post. Basta non esagerare, in fondo "in medio stat virtus".

Ora nel dettaglio voglio mostrarti nel dettaglio come scrivere una email di presentazione aziendale, in modo ottenere un’email semplice ma di forte impatto perché attiri l’attenzione e generi curiosità. Premessa: prima di iniziare a scrivere tieni sempre a mente l’obiettivo, ovvero ottenere nuovi clienti (quindi focus verso le tue aziende); fai quindi in modo di spiegare al meglio cosa sei in grado di offrire loro, spiegando in modo semplice i reali benefici che potrai apportare. Attraverso la lettera di presentazione (testo iniziale scritto nella presentazione aziendale) dovrai cercare di attirare l’attenzione del tuo lettore, senza annoiarlo: non bisogna dilungarsi in eccessivi dettagli. I dettagli vanno scritti in un secondo step.

Stabilire un Oggetto chiaro e significativo. Interrogati su cosa potrebbe realmente interessare al tuo destinatario, al punto da spingerlo ad aprire l’email piuttosto che cestinarla. A questo punto, sia che tu debba presentare la tua azienda a degli investitori, sia che si tratti di una lettera di tipo commerciale, ti consiglio di adottare un tono essenziale.

Scrivi attentamente almeno due paragrafi, che includano questi punti:

  • Introduzione: il tuo nome e il nome della tua azienda, incluso l’indirizzo del sito web aziendale o e-Commerce che tua abbia.
  • Business: una o due frasi che descrivano la propria attività rendendo interessante questa parte per il lettore.
  • Traction: due o tre frasi sulla capacità di fare impresa, sui clienti già acquisiti, sulle evolutive aziendali effettuate nel corso dell'anno corrente e altro ancora.

L’ultima parte della lettera dovrà contenere il motivo per cui desideri connetterti con il tuo lettore. Ad esempio, se la email è indirizzata a dei potenziali investitori:

  • Perché: indica che avresti il piacere di metterti in contatto, e anche ricevere un confronto con un'eventuale feedback sulla base della proposta che si ha scritto.
  • Concludi con una Call to Action, chiedendo se fosse possibile fissare una rapido contatto telefonico (anche 10 minuti possono bastare) o, per lo meno, ricevere un riscontro tramite email in risposta.

Se invece la tua è una lettera di presentazione aziendale commerciale, invece:

  • Perché: sottolinea perché credi che il destinatario possa essere interessato ai tuoi prodotti e/o servizi, vale a dire quale surplus si è in grado apportare al business del cliente dettagliando alcune agevolazioni che andrebbero a suo favore.
  • Anche in questo caso, puoi chiedere di fissare una chiamata o ricevere una email di risposta. In alternativa, puoi suggerire di contattarti per ricevere un preventivo personalizzato o maggiori informazioni.

Passiamo subito ai fatti concentrandoci sul template della email che sarà composta da 2 soli paragrafi e quindi, per tutto quanto elencato ci troveremo con una email facile da scrivere ma sopratutto facile da capire.

Nella email ricordiamoci che è indispensabile far trovare tutti i propri recapiti in calce scritti bene, leggibili ed anche ordinati in modalità commerciale. Ad esempio nel mio caso, inserisco tutte le icone dei social network in modo da allargare la scelta di contatto al mio cliente fornitore.

Altro suggerimento basilare è quello di rileggere l’email prima di procedere con l’invio, in modo da correggere eventuali errori di ortografia.

Fac-simile di lettera commerciale: esempio di lettera di presentazione aziendale, utile come spunto.


Lettera di presentazione aziendale Fac-Simile 1

Oggetto: [ Nome-Azienda ] – I nostri prodotti digitali per il Servizio Clienti

Gentili Signori,
Mi chiamo [Nome-Cognome], amministratore delegato di [ Nome-Azienda ].

La nostra azienda sta attualmente offrendo dei servizi digitali, che permettono di automatizzare il servizio di Customer Service. Grazie ad esso, le nostre operatrici riescono infatti risparmiare il 50% del tempo nel rispondere alle richieste dei clienti e ridurre le attività manuali, ottenendo dunque un grande risparmio di risorse da parte delle aziende. Inoltre attraverso questi servizi digitali, abbiamo già contribuito al miglioramento di numerosi business quali “Azienda X”, “Azienda Y”, “Azienda Z” e altri ancora. Ci piacerebbe avere la possibilità di illustrare la nostra soluzione al completo, per ricevere il Vostro riscontro e comprendere insieme come potrebbe favorire una crescita della Vostra azienda.
Resto dunque in attesa di un riscontro, in modo da programmare una breve chiamata dimostrativa, se per voi non è un problema, la prossima settimana.

Cordiali saluti,
[ Nome-Cognome ]
[ Azienda ]
[ Telefono ]
[ sito web o e-commerce ]

In alternativa, ecco un esempio di email di presentazione aziendale destinata ai business angels e/o società di venture capital.

Lettera di presentazione aziendale Fac-Simile 2

Mi chiamo [ Nome-Cognome ] e sono [ ruolo ] di [ Nome-Azienda ] [in questa parte potresti anche indicare eventuali riconoscimenti ricevuti].

Voglio presentare [ prodotto ], che abbiamo messo a punto per [ descrizione prodotto ]. Il nostro prodotto permette di [ Servizo digitale oppure...].
Abbiamo già ottenuto [ numero ] vendite in pre-order e prevediamo [ ….. ] nel prossimo anno. I nostri investitori includono [ nome-aziende ] e, per questo lotto di produzione, restano a disposizione soltanto alcune centinaia migliaia di pezzi.
Poiché la Vostra azienda ha investito in [ nome-azienda ], abbiamo pensato che potrebbe interessarvi ricevere maggiori dettagli riguardo la nostra attività.
Rimango quindi a disposizione per fissare un eventuale telefonata e/o incontro dimostrativo la prossima settimana o quando avete disponibilità per farlo.

Cordiali saluti,
[Nome-Cognome]
[ Azienda ]
[ Telefono ]
[sito web o e-commerce ]

Ho un ulteriore consiglio per te nel caso tu debba inviare più di una lettera di presentazione aziendale: puoi usufruire di un’estensione per Gmail, dal nome Gorgias Templates” che ti permette di creare un modello da inserire nelle tue lettere di presentazione aziendale. Puoi così risparmiare molto tempo e presentare la tua azienda in modo sempre coerente.

Al posto di una semplice lettera con le solite comuni referenze, tutto questo ti permette di avere una perfetta email di presentazione aziendale. Un'ottima strategia per essere sempre concentrato sul tuo cliente.